CONTEXTE & ENJEUX
Depuis plus d’une trentaine d’années, le groupement de coopération SILPC accompagne les établissements sanitaires et médico-sociaux dans le cadre de l’évolution de leurs Systèmes d’information : intégration, maîtrise d’ouvrage, formation, déploiement, support et hébergement des solutions les plus adaptées.
Dans le cadre de l’activité de son pôle formation, le SILPC fait intervenir ses formateurs experts métiers sur le terrain pour accompagner les différents personnels dans la prise en main des logiciels et solutions. Les formations dispensées font l’objet d’une évaluation à chaud réalisée à l’aide de questionnaires papier. Ces évaluations permettent d’une part, de mesurer la qualité et l’adaptabilité des formations aux besoins des établissements et d’apporter par la suite les ajustements nécessaires ; et d’autre part de suivre et de mesurer l’activité formation.
Ces flux papier étaient jusqu’alors traités manuellement par la coordinatrice de la formation. Cette opération demandait beaucoup de temps et d’énergie au détriment d’autres tâches et s’est rapidement avérée trop chronophage. C’est pour ces raisons que le SILPC s’est tourné vers Cortex début 2020 afin d’externaliser le traitement des questionnaires d’évaluation et leur archivage.
LA REPONSE DE CORTEX
Compte tenu du besoin, Cortex a préalablement analysé les modèles des fiches d’évaluation du SILPC pour en déterminer le mode de saisie. Les documents étant constitués de questions fermées, mais aussi de questions ouvertes, une codification a été mise en place dans l’objectif de regrouper les verbatims recueillis.
Compte tenu du volume des fiches d’évaluation collectées, Cortex et le SILPC ont convenu d’un traitement sur 6 vagues dans l’année. Concrètement, la coordinatrice réunit et conserve les fiches d’évaluation pendant une durée de 2 mois puis les transmet à Cortex. Cette méthodologie s’est avérée parfaitement adaptée au volume des questionnaires collectés (environ 220 formulaires remplis par chaque période) de même que la périodicité dorénavant idéale, pour gagner en réactivité lors d’ajustements urgents à apporter aux formations.
Dès réception, les opérateurs de Cortex vérifient si les fiches sont correctement remplies selon les règles de gestion mises en place (par ex. identification claire de chaque formation…), puis les saisissent, les numérisent et codifient les verbatims. Ces données sont par la suite analysées par le statisticien de Cortex qui produit un rapport statistique facilitant l’interprétation des résultats et la bonne prise de décision par le groupement SILPC
LA PRESTATION MISE EN PLACE
- Réception des fiches d’évaluation papier remplies tous les 2 mois
- Saisie des données
- Dactylographie et codification des verbatims
- Vérification, contrôle qualité
- Traitement statistique
- Restitution des résultats et des images pour archivage numérique
- Destruction des exemplaires papier
LES BENEFICES
Premièrement, cette opération décharge le client d’une tâche qui pénalisait son cœur d’activité. Deuxièmement, l’expérience, les outils et le savoir-faire des experts de Cortex accélèrent le temps de traitement. Et enfin, La qualité des résultats est améliorée par une analyse précise des données permettant une prise de décision efficace par le SILPC.
PAROLE DE CLIENT
« Le traitement des fiches est bien organisé. S’il y a la moindre question, on nous répond. Tout est transparent, et ça, c’est réellement appréciable.
La gestion manuelle opérée auparavant par mes collègues était vraiment fastidieuse, c’était du temps non-utilisé pour d’autres activités constructives. Désormais avec Cortex, nous parvenons à libérer du temps pour le consacrer efficacement, par exemple à l’ingénierie de nos formations et à l’animation du groupe des référents formation »
Katia PRUDOR, coordinatrice de la formation dispensée chez SILPC.
PAROLE DES INTERLOCUTEURS CORTEX
« La relation avec le SILPC est solide et bien construite, ce qui est important pour le bon enchaînement des étapes de traitement. Bien que la prestation ait été lancée en début d’année, une confiance s’est tout de suite installée entre le client et nos équipes. »
Marie-Liesse VERDIER, Responsable des Offres Courrier Entrant.
« Chaque formation pouvant notamment être analysée par date, thématique abordée, intitulé exact voire lieu du stage, nous avons soumis au SILPC, pour choix, différents modèles de rapports d’analyse statistiques rassemblant chacun un grand nombre de tris croisés et reprenant leur cahier des charges.
Gilles GUIRAMAND, Statisticien.
En complément de ces analyses standard, nous générons des rapports Power Point normalisés de quelques pages synthétisant visuellement les scores relatifs à 20 critères de satisfaction retenus.
Ces micro rapports graphiques automatiques permettent une analyse complète et quasi immédiate du bilan de chacune des formations réalisées. »