CONTEXTE & ENJEUX
Notre client est un organisme public, assurant une mission d’intérêt général consistant à garantir l’accès à un logement de qualité aux familles modestes qui ne parviennent pas à se loger. Cet Office Public de l’Habitat à compétence régionale, est présent sur 27 communes et gère plus de 6 200 logements.
L’envoi des avis d’échéance était précédemment géré en interne par le bailleur, une tâche qui mobilisait une personne sur deux jours à temps complet tous les mois. La sous-traitance s’est ainsi imposée comme une nécessité afin de se recentrer sur le cœur de métier et réorienter ses équipes sur des tâches à plus forte plus-value.
LA REPONSE DE CORTEX
Cortex a mis en place une chaîne de traitement complète permettant l’édition et l’envoi des avis d’échéance de façon rapide et efficace.
Les gestionnaires déposent l’ensemble des flux d’avis d’échéance via un accès FTP généralement autour de la fin du mois. Dès lors, le chargé d’affaires Cortex dédié à la gestion du compte prend en charge le dossier pour entamer le processus de traitement. Les flux sont transmis au service MAO pour le maquettage d’un modèle de l’avis d’échéance. Les champs variables tels que l’adresse, le nom… y sont intégrés pour permettre l’édition personnalisée de tous les avis d’échéance. Selon besoin ponctuel, le service MAO peut y joindre des annexes comportant des messages d’information aux locataires, comme ce fut le cas lors de la crise du COVID-19.
Tout au long du processus, le client dispose d’un suivi régulier de l’opération envoyé par mail par le chargé d’affaires. Une fois l’envoi postal effectué, Cortex met à disposition les fichiers PDF des avis. Au final, il ne suffit que de 2 jours pour traiter les avis après le dépôt des fichiers par le client sur le serveur FTP.
LA PRESTATION REALISEE PAR CORTEX COMPREND
- Mise en place d’un accès FTP pour dépôt des flux
- Réception et contrôle des fichiers
- Maquettage des avis d’échéance
- Édition, mise sous pli, dépôt postal des avis d’échéance
- Affranchissement au tarif industriel
LES BENEFICES
La clé de la collaboration réussie avec Cortex réside dans le gain de productivité de ses équipes. La mobilisation du personnel interne à la réalisation de ces tâches administratives sans valeur ajoutée constituait une charge importante que la sous-traitance auprès de Cortex a permis de soulager.
L’autre avantage offert par l’externalisation est la sérénité quant au bon déroulement de la prestation. Une forte relation de confiance et de proximité s’est développée au fil des années, permettant au client de se focaliser sur son activité principale de bailleur tout en étant rassuré quant au traitement en temps et en heure.
LE MOT DE L’EQUIPE CORTEX :
« Ce bailleur est l’un de nos clients historiques. J’ai plaisir à l’accompagner au quotidien et nos échanges sont toujours très cordiaux. Il est agréable de constater qu’après toutes ces années de collaboration, la relation entre nos deux structures perdure et se renforce. »
Mehdi BENDALI, Chef de marché Transition documentaire
« A mon arrivée à Cortex il y a 2 ans, ce bailleur a été l’un de mes premiers clients en gestion autonome. Dès le début, les contacts avec mon interlocuteur ont été très fluides et sympathiques. Lors de la période du COVID-19, celui-ci a pris le temps d’adresser un retour positif pour l’investissement de nos équipes. Cette marque de reconnaissance est précieuse et témoigne des qualités humaines qui forgent la relation que nous entretenons avec ce client. »
Isabelle GRIMM, Chargée d’affaires