La numérisation de documents est une étape indispensable d’un projet de dématérialisation documentaire plus large. Elle doit se préparer en amont et peut concerner tout type de documents : un stock des archives papier (dossiers métier) et/ou un flux de documents récurrents (factures, contrats,…).
Quel que soit le document concerné par votre projet de numérisation de documents, voici les 5 facteurs clé nécessaires au succès de l’opération.
1 – Effectuer une analyse préalable des besoins
Avant d’initier toute numérisation de documents, il est essentiel de réaliser une étude préalable pour bien cadrer le projet. Une réflexion doit être menée afin de connaître l’existant, de définir le périmètre du projet et ses objectifs, d’analyser les besoins et les attentes des utilisateurs, mais aussi d’identifier la typologie des documents à traiter ainsi que leur finalité.
Posez-vous les questions suivantes : que peut offrir la numérisation à votre entreprise et aux collaborateurs concernés ? Quels documents doivent être numérisés et pourquoi ? Quelles sont les contraintes de votre organisation et de son mode de fonctionnement ?
Pensez à étudier un échantillon de documents (un dossier, un classeur, …) pour avoir une idée précise des étapes nécessaires au traitement : type de dépollution, retraitement d’images,…
Cette étude vous aidera à estimer le budget et les moyens techniques et humains à mettre en œuvre.
Formalisez l’analyse préalable par la rédaction d’un cahier des charges qui décrit en détail les modalités et les étapes de l’opération de numérisation.
Le conseil de Cortex
2 – Identifier les usages des documents numérisés
La solution à déployer dépend de la nature des documents à numériser, de l’usage de copies numériques et de la finalité attendue (consultation quotidienne, archivage physique ou destruction, archivage patrimonial).
Dans le cas des documents de gestion vivante (dossiers du personnel, sinistres, contentieux…) consultables régulièrement, il est nécessaire d’intégrer les copies numériques dans vos progiciels métier (GED, ERP, SIRH…). De ce fait, il faut préalablement établir des modalités et des critères pour faciliter la bonne intégration des images dans vos outils.
Dans le cadre des archives intermédiaires (factures, contrats, bulletins de paie, baux…) consultables très ponctuellement, par exemple en cas de litige ou contrôle fiscal et social, il faut penser à archiver les copies numériques dans un système d’archivage électronique (SAE) afin de garantir l’intégrité et la pérennité des données.
Si cette étape peut sembler anodine, elle détermine les spécificités à employer pour rendre optimale votre utilisation des documents numérisés.
Prenez en compte les contraintes réglementaires : les durées de conservation légale de vos documents ainsi que le sort final (archivage définitif, destruction, …)
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3 – Définir les critères d’indexation
Dès lors que vous avez identifié la nature des documents à numériser et cadré le projet en estimant le volume des documents, les modalités de numérisation et les deadlines, il convient de définir les index, appelés également les métadonnées. L’indexation consiste à associer des mots-clés ou des éléments significatifs à chaque document afin de l’identifier, le classer et le retrouver facilement une fois intégré dans l’outil de gestion. Cela passe par la mise en place de la LAD/RAD, outil de reconnaissance automatique de documents, ou de l’OCR, outil de reconnaissance automatique de caractères.
Pour les documents structurés (factures, bons de commande…), la LAD/RAD associée au processus de numérisation permet de reconnaître la typologie du document en analysant sa mise en page (présence du logo, pavé spécifique…) et d’y extraire des informations essentielles pour le traitement. Ces index préalablement définis (nom du fournisseur, numéro et date de la facture, TVA, montant HT, montant TVA, montant TTC, …) permettront d’intégrer automatiquement les documents numérisés dans votre outil de gestion pour traitement complémentaire (validation, …).
Si des écritures manuscrites sont présentes sur vos documents, une saisie manuelle des données ou une lecture dactylographique peuvent être employées.
Cette étape facilitera l’intégration des copies numériques dans votre outil de gestion.
Précisez les critères de recherche pour chaque typologie de documents à numériser.
Le conseil de Cortex
4 – Choisir un prestataire solide et impliqué
Comme pour toute prestation, l’appui d’un expert permet de mener votre projet de numérisation de documents en toute sérénité et avec la garantie d’une prestation de qualité.
Voici quelques astuces pour sélectionner votre prestataire :
- L’expertise – Est-ce que le prestataire dispose des savoir-faire reconnus sur le marché ? S’adresser à un prestataire qui a des connaissances suffisamment forgées par l’expérience auprès des différents clients et qui est capable de s’adapter à votre organisation s’avère un critère déterminant pour le succès du projet.
- Les références dans votre secteur d’activité – Est-ce que l’expert peut vous fournir des références sur des missions équivalentes auprès d’acteurs du même secteur d’activité ? Un interlocuteur familier aux enjeux de votre secteur facilitera très largement le déroulement de l’opération.
- L’offre technique – Intéressez-vous aux technologies utilisées par le prestataire (types de scanners, outils de LAD/RAD…), à son processus de traitement… Quels sont les contrôles appliqués ? Où se trouve les ateliers de numérisation ? Gère-t-il la totalité de la prestation ou y a-t-il de la sous-traitance ? Dispose-t-il des certifications, par ex. ISO 9001 ?
- L’accompagnement au changement – Les collaborateurs utiliseront les documents numérisés au quotidien, il faut les intégrer en amont à la phase de réflexion. L’accompagnement au changement proposé par un fournisseur est primordial.
- Le prix – Composante essentielle de toute prestation de service, le prix de la prestation doit correspondre à votre budget. Dans un marché très concurrentiel, vous allez retrouver des prestataires avec des prix battant toute concurrence. Malheureusement, il n’y a pas de miracle : la qualité a toujours un coût. Par exemple, la sous-traitance d’une partie de la mission en dehors de la France peut considérablement baisser le coût, mais le traitement de vos données y est-il sécurisé ? L’accompagnement au changement est-il prévu ? Prenez le temps d’échanger avec votre interlocuteur qui vous précisera en détail les éléments tarifaires de chaque opération.
Ces étapes vous assureront une prestation de qualité avec un déroulement des opérations simple et agréable.
La relation entretenue avec vos interlocuteurs est également un point d’attention important. C’est eux qui vous accompagneront tout au long du projet, une entente cordiale, un rapport de confiance et une capacité à être concis et compréhensible seront toujours appréciables.
Le conseil de Cortex
5 – Définir le sort final des documents numérisés
Cette étape intervient à la fin du projet de numérisation de documents, mais est généralement déterminée en amont. Une fois les copies numériques de vos documents réalisées, vous pouvez archiver vos originaux papier dans une salle d’archives ou les externaliser auprès d’un tiers archiveur.
La question de destruction des originaux papier revient sur table à ce moment, elle est envisageable selon la nature des documents et sous certaines conditions.
Il s’agit d’établir un processus simple et clair visant à optimiser l’archivage de vos documents.
Attention ! La destruction ne doit pas être automatique, surtout lorsqu’il s’agit de documents engageants. Celle-ci pourrait porter atteinte à la pérennité de votre entreprise (voir notre article sur la numérisation fiable).
Le conseil de Cortex
| Typologie de documents | Fréquence de consultation | Sort final | Destruction des originaux |
| Document de gestion courante (dossiers du personnel, dossiers clients) | Consultation quotidienne ou ponctuelle | Intégration dans l’outil de gestion (ERP, GED, SIRH) | Envisageable selon la typologie des documents et sous certaines conditions |
| Documents engageants (factures, contrats) | Consultation ponctuelle | Intégration dans l’outil de gestion couplée à l’archivage électronique à valeur légale (SAE certifié NF 461) | Envisageable selon la typologie des documents et sous certaines conditions |
| Documents patrimoniaux (collection de journaux, actes) | Consultation régulière ou ponctuelle | Intégration dans l’outil de consultation et archivage physique | Non envisageable |
la numérisation de documents : un levier à résultats
Tout projet de numérisation de documents découle de la volonté d’optimiser des processus métier ou de conserver les documents. Si la numérisation de documents est un vaste chantier qui participe à la transformation numérique des entreprises, elle constitue un atout pour les organisations permettant d’augmenter la productivité des collaborateurs, de renforcer le sécurité documentaire et d’améliorer la recherche des documents. En appliquant ces 5 points cités plus haut et en s’appuyant sur un prestataire extérieur vous parviendrez à obtenir les résultats attendus.
