N’avez-vous jamais secrètement haï cette fameuse imprimante dont vous vous servez pour le courrier administratif de votre entreprise ? Celle qui tombe en panne aux pires moments, qui bloque vos impressions, qui bave sur vos bulletins de paie ou bien encore, qui imprime à la vitesse d’un ordinateur sous Windows 98 ? Tout ceci vous semble familier ? Asseyez-vous le temps d’un café, nous avons à vous parler.
La gestion de courriers en interne : s’aventurer en eaux troubles
S’il fût un temps où la simple évocation du mot “courrier” pouvait faire trembler les secrétaires les plus téméraires, il n’en est plus rien aujourd’hui.
Jusqu’alors, c’était lui le responsable : perte de temps incomparable, commandes d’enveloppes à s’en noyer, allers-retours incessants à la Poste. Dès lors, qu’une entreprise se charge en interne de la gestion de courriers, ce qui semblait pourtant si simple devient la goutte d’eau qui fait déborder le vase.
Stressantes, redoutées et répétitives, toutes ces tâches administratives sont lourdes et grignotent peu à peu la patience et la productivité de vos salariés.
Faut-il encore se le dire, dans votre entreprise qui a envie de s’occuper de l’envoi de près de 1000 factures ? Et surtout, sur 1000 envois, comment ne pas commettre d’erreurs ? En effet, en réitérant une tâche sans valeur ajoutée un trop grand nombre de fois, les risques d’erreur se démultiplient.
Alors, si dans toute organisation l’humain est le maillon de la chaîne le moins fiable, le problème est réel.
Particulièrement dans le cas d’une entreprise ne disposant pas de systèmes assurant un traitement efficace des courriers.
Voudriez-vous envoyer par erreur une facture au mauvais client ? Même un 1er avril, la pilule aurait dû mal à passer.
La sous-traitance : le secret pour sortir la tête de l’eau
Votre entreprise est en pleine ascension, le succès vous tend les bras et… les centaines et centaines de courriers aussi, un véritable tsunami administratif.
Autant dire que l’euphorie retombe. Inéluctablement, vous multipliez proportionnellement avec la hausse de votre activité la quantité de factures, bulletins, relevés à émettre… Une bouée de secours ne serait pas de refus, n’est-ce pas ?
Il n’est en effet pas une mince affaire de gérer l’envoi de centaines voire de milliers de courriers. C’est une bataille que vos salariés les plus persévérants livrent peut-être au quotidien moyennant crises de nerf et frustrations. Dès lors que le courrier se transforme en une tâche, la sous-traitance devient indispensable.
En moyenne, une entreprise économise entre 20 et 40 % sur l’envoi de ses courriers en sous-traitant, car celle-ci bénéficie de tarifs industriels attractifs. Aussi, avez-vous considéré les gains de temps à la clé ? Avez-vous pensé au temps que vous passez à commander les fournitures, préparer les envois, à vous déplacer dans les bureaux de la Poste ?
Tout ce temps perdu, c’est un manque à gagner qui ne pourra pas être mis à profit sur des tâches à forte valeur ajoutée.
La gestion de courriers en entreprise : faire le grand plongeon
Parce que sous-traiter, c’est parfois se lancer dans l’inconnu, voici trois conseils sur lesquels porter son attention.
Tout d’abord, assurez-vous que le prestataire dispose de solutions alternatives si jamais un aléa (panne, coupure du courant…) intervient. Il est préférable que celui-ci possède un parc de machine redondé ou bien un second site de production. Vous aurez ainsi la certitude que vos délais d’envoi puissent être respectés.
Ensuite, pensez à vérifier que le prestataire soit à même de traiter vos documents sensibles, cela s’inscrit par la sécurité de son système informatique, le bon respect de la législation en vigueur, mais aussi au travers de certifications par exemple ISO 9001.
Enfin et surtout, c’est en vous écoutant qu’un prestataire pourra vous apporter la solution la plus adéquate et qu’une relation de confiance s’installera. Avec un suivi de qualité, vous saurez toujours où se trouve votre courrier et quelles sont les prochaines étapes. N’oubliez pas que c’est en ayant l’esprit tranquille que vous pourrez vous focaliser sur ce qui fait vraiment le cœur de votre métier.
