Maintenant le confinement terminé, nul ne doute que la crise sanitaire du COVID 19 a mis en lumière la puissance des outils de dématérialisation. À la fois pratiques et efficaces, ils permettent la bonne continuité de l’activité des entreprises tout en facilitant le travail à distance. Pourtant, que ce soit la signature électronique, la lettre recommandée électronique, ou bien encore le vote électronique, toutes ces solutions à haut potentiel ne datent pas d’hier et leur généralisation demeure lente dans le milieu professionnel. À la suite de la période exceptionnelle liée au coronavirus où nous avons vu les conditions de travail fortement évoluer, nous pouvons nous interroger sur les leçons tirées de cette crise : seront-elles le support d’une réflexion pour dématérialiser davantage certains processus métiers ? En initieront-elles des mises en place futures ? Zoom sur ce triptyque gagnant des solutions de dématérialisation utiles pour accroître la productivité en entreprise.
La signature électronique, reine du R.O.I
Qu’entend-on par « signature électronique » ?
La « signature électronique » ou la « e-signature » est un procédé qui permet à un ou plusieurs individus d’apposer une signature numérique sur un document électronique tout en authentifiant l’identité des signataires de manière certaine et en garantissant l’intégrité du document (son inaltération).
La signature électronique a été reconnue en France par la loi N°2000-230 du 13 mars 2000 et son décret d’application du 30 mars 2001 conférant à la signature électronique la même valeur légale que la signature manuscrite. Initialement, son développement visait à combler un vide juridique laissé par l’e-mail qui ne permettait pas l’authentification certaine de son émetteur. La signature électronique était alors une réponse directe à une problématique concrète : la forte croissance des échanges par e-mail dans le milieu professionnel. C’est seulement en 2014, et plus précisément depuis le 1er juillet 2016, que le cadre juridique se crée au niveau européen avec l’entrée en vigueur du règlement eiDAS qui introduit entre autres la notion de 3 niveaux reconnus de signatures : simple, avancée et qualifiée. Par la suite, le décret 2017-1416 du 28 septembre 2017 est venu apporter les précisions quant à la présomption de fiabilité de la signature électronique : « La fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée ».
Les avantages de la signature électronique sont nombreux : ce procédé digital diminue les coûts de gestion (achat de papier, encre, timbres…) et améliore grandement la rapidité des démarches administratives (contractualisation ou souscription en ligne …) tout en assurant sécurité, confidentialité et intégrité des échanges. Une étude Forbes de 2016 évaluait jusqu’à 70 à 80 % d’augmentation de l’efficacité des entreprises grâce à la mise en place d’un processus dématérialisé comme la signature électronique.
Quel avenir pour « l’après confinement » de la signature électronique ?
Pour autant, et malgré ses avantages, sa mise en place ne s’est pas aussi bien généralisée que l’on aurait pu le croire. En cause notamment, une culture forte accordée au papier, une résistance au changement importante et une méfiance envers le numérique notamment quant à la sécurité des données.
Le COVID-19 a changé la donne. L’impact inattendu et soudain de cette crise a mis les entreprises face à une échéance certaine, leur imposant des adaptations immédiates (télétravail, échanges dématérialisés). Et, tandis que la signature électronique était d’ores et déjà un sujet discuté dans pas mal d’organisations, la crise sanitaire a accéléré les réflexions et les prises de décisions. La mise en place d’un processus de signature a permis aux professionnels la continuité dans les métiers de recrutement ainsi que les finalisations contractuelles, sans être impacté par les aléas de la Poste qui a dû fermer certaines agences et diminuer les cadences de distribution des courriers. En ce sens, et parce que la signature électronique compte parmi l’un des processus avec un ROI fort et sur du court terme, le COVID-19 a été une impulsion à sa montée en puissance et propulsera assez rapidement, plus largement, sa mise en place dans les entreprises privées et publiques.
La lettre recommandée électronique (LRE), lentement mais sûrement
Qu’entend-on par la « lettre recommandée électronique » ?
Par « Lettre Recommandée Electronique », communément appelée également LRE, il faut comprendre un envoi du courrier recommandé par voie électronique, respectant les modalités légalement définies. Si son apparition remonte à 2005, elle n’est devenue légale qu’en 2011, suite à la publication du décret n° 2011-434 du 20 avril 2011, autorisant l’envoi des recommandés électroniques, mais exclusivement dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat commercial. Le décret n°2018-347 du 09 mai 2018 a précisé les modalités d’application rendant à la LRE qualifiée à la même valeur légale que sa version papier avec accusé de réception dès lors que cette dernière satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement eIDAS.
De sorte, depuis le 01 janvier 2019 tout professionnel peut expédier une lettre recommandée électronique sous condition qu’elle permet de :
- Vérifier les identités de l’expéditeur et du destinataire,
- Obtenir des preuves : du dépôt électronique de l’envoi du courrier, de réception en cas d’acceptation de la LRE par le destinataire, de refus ou de non-réclamation du courrier recommandé le cas échéant,
- Notifier le destinataire qu’une LRE lui va être transmise, sans l’informer de l’identité de l’expéditeur et avec la possibilité d’accepter ou refuser le courrier dans un délai de 15 jours.
Paradoxalement, malgré ses avantages évidents (il faut dire qu’il est plus simple et productif d’envoyer un recommandé par voie électronique, car il libère des contraintes de déplacement à la Poste tout en étant plus économique que son équivalent papier), cela n’a pas provoqué de mise en place importante auprès des professionnels. Sa lente démocratisation s’explique en partie par le besoin de l’expéditeur d’être rassuré par une preuve d’envoi physique, mais aussi au travers d’une réelle méconnaissance de cet outil de dématérialisation, de ses avantages et des acteurs du marché proposant ce service.
Quel avenir pour « l’après confinement » de la lettre recommandée électronique ?
Le COVID-19 a été un facteur clé et frein à tout échange de documents papier. En effet, et dans le but de limiter la propagation du virus, les déplacements et les contacts physiques étaient restreints. La Poste a par ailleurs mis en place des procédures spéciales COVID-19 pour la distribution du recommandé papier : la signature du destinataire n’a pas été requise lors de sa remise. Par conséquence, l’ANSSI a accordé des dérogations exceptionnelles temporaires pour pouvoir identifier à distance les expéditeurs pendant toute la durée du confinement. Cette mesure visait à soutenir le recours à ce procédé dématérialisé. Les assouplissements accordés à la lettre recommandée électronique ont permis sûrement à certains professionnels une prise de conscience quant aux bénéfices de celle-ci. Toutefois, cet essor reste insuffisant. En définitive, il ne fait aucune doute que la lettre recommandée électronique offre des bénéfices clé pour toute entreprise, en revanche sa popularisation nécessitera sans doute encore un peu de temps.
LE Vote électronique, sur le devant de la scène
Qu’entend-on par le « vote électronique » ?
Le vote électronique est une alternative aux modalités traditionnelles du vote, permettant aux électeurs de voter depuis un site web sécurisé grâce à des identifiants uniques. Introduit en France par la loi du 10 mai 1969, le vote électronique était réservé d’abord uniquement aux scrutins politiques. Dès 2002, le champ d’application a été élargi aux scrutins non-politiques et notamment dans le cadre des assemblées générales d’actionnaires (le décret n°2002-803 du mai 2002 en application de la loi n°2001-420 du 15 mai 2001). Ensuite, la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a autorisé le vote électronique pour la tenue des élections professionnelles dans les entreprises privées et son décret d’application du 25 avril 2007 a défini les modalités de sa mise en place. Le vote électronique est par ailleurs devenu autorisé pour l’élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation de la fonction publique de l’Etat et territoriale respectivement en 2011 et 2011.
Plus accessible et sécurisé, le vote électronique permet d’améliorer le taux de participation, d’optimiser le temps de traitement des suffrages, mais aussi et surtout de maintenir les élections, et ce, malgré des situations exceptionnelles comme nous avons pu les vivre.
Quel avenir pour « l’après confinement » du vote électronique ?
Après la crise du COVID-19, le vote électronique a toutes les chances d’occuper les devants de la scène. En effet, nombreux sont les cas où les élections ont dû être reportées sans date fixe. C’est notamment le cas chez les syndics de copropriété, qui n’ont pas pu tenir leurs assemblées générales ordinaires, les plongeant dans une période d’incertitude importante. La mise en place des AG physiques sur cette période étant impossible, l’AG à distance impliquait sa tenue par visio ou audio conférence d’une part, et le recours au vote électronique d’autre part, avec une contrainte majeure à la clé : l’obtention de l’accord préalable clair de la part des copropriétaires pour ces procédés dématérialisés. Par conséquent, la plupart des syndics ont dû repousser leurs AG.
La période du confinement a ainsi été propice à repenser l’ensemble des processus métier en vue de les améliorer et de les faciliter. Le vote électronique en fait partie intégrante. La symbolique de la présence physique pour voter demeure cependant ancrée dans la culture rendant le passage global au vote dématérialisé difficile. Il faut ainsi compter un délai supplémentaire même si nul doute que le COVID-19 sera l’initiateur de réflexions à ce sujet.
Quelle conclusion Quant aux mises en place de ces solutions de dématérialisation dans les entreprises ?
En conclusion, chacun des procédés cités ci-dessus est apparu pour améliorer le quotidien des professionnels ou combler un besoin. Jusqu’ici, l’adoption de ces outils n’était pas perçue comme une nécessité absolue, mais plutôt comme un basculement vers le digital. Ces procédés, apportant des vraies transformations dans les processus métier, nécessitent du temps pour s’adapter et un accompagnement pour les faciliter. Une chose est sûre, la fracture et la brutalité des bouleversements engendrés par le confinement ont représenté un frein brutal à la continuité de certaines activités des entreprises et d’organisations. En effet, en empêchant de réaliser des tâches quotidiennes (envoi d’un contrat ou d’une lettre recommandée, tenue de l’AG…), les organisations ont pris conscience de la nécessité de repenser leur fonctionnement et d’initier une dématérialisation de leurs processus. Concrètement, la signature électronique sera sans doute l’un des procédés qui bénéficiera le plus d’attention suite au COVID-19, sa mise en place est effectivement plus mature dans l’esprit des professionnels. La lettre électronique recommandée, elle, ne pourra pas prétendre à une explosion rapide, une sensibilisation plus large par les acteurs du marché sera indispensable, tandis que le vote électronique, lui, a toutes les chances de devenir enfin une alternative considérée par les professionnels. Reste à savoir si cela sera suffisant pour en assurer sa mise en place.
